Начните с проекта закупки, а не с вопроса о лучшей цене
Запрос «пришлите минимальную цену» не уточняет, какой товар нужно рассчитать. Стоимость зависит от формулы, фасовки, упаковки, этикетки, количества, документов и условий поставки. Без этих данных поставщики делают разные предположения, а предложения нельзя корректно сравнить.
В первой строке RFQ укажите компанию, страну и регион поставки, канал продаж и формат проекта: оптовая закупка под брендом изготовителя или производство под СТМ.
Опишите продукт и роль каждого артикула
Для каждой позиции укажите назначение, форму продукта, массу или объём, желаемый аромат или другие существенные параметры. Если рассматривается готовая база, отметьте это; если требуется изменение, сформулируйте проверяемый результат.
Полезно добавить ценовой сегмент и место товара в ассортименте. Поставщик лучше поймёт, нужна ли экономичная семейная упаковка, стандартная розничная позиция или более выразительный продукт под СТМ.
Количество указывается отдельно по каждой позиции
Общий объём заказа без разбивки скрывает реальный MOQ. В таблице RFQ выделите артикул, фасовку, количество единиц, предполагаемое число коробов и возможность смешанной загрузки.
Если точный объём ещё не утверждён, запросите несколько сценариев. Так можно сравнить пилотную партию, базовый заказ и логистически оптимальный объём без повторной переписки.
Упаковка и маркировка входят в предмет расчёта
Укажите тип флакона или коробки, крышку или распылитель, материал этикетки, язык, штрихкод, реквизиты импортёра, количество в коробе и требования к транспортной маркировке. Для СТМ добавьте статус логотипа и макета.
Если часть решений ещё открыта, попросите поставщика разделить базовый вариант и дополнительные опции. Это прозрачнее, чем включать все возможные доработки в одну цену.
Завершите RFQ сроками, документами и условиями поставки
Перечислите нужные образцы, технические сведения, SDS или MSDS, формат COA и документы на отгрузку. Импортёр отдельно проверяет обязательные процедуры и передаёт поставщику перечень требуемых исходных данных.
Укажите желаемую дату готовности, место поставки, рассматриваемые условия Incoterms и способ оплаты. В ответе попросите срок действия предложения, производственный срок, исключения и допущения — именно они часто объясняют разницу в цене.